لمحة عن المرحلة الأولى للإمارة الإلكترونية

الخطوات التي تم تنفيذها في المرحلة الأولى للإمارة الإلكترونية:

1-قامت إدارة الحاسب الآلي بإنشاء قسم خاص بالإنترنت ليتولى المهام الخاصة بشبكة الإنترنت والإنترانت وتوظيف عدد من الكوادر المختصة فيه، بالإضافة إلى إحداث تغييرات في الترتيب الوظيفي للأقسام الأخرى داخل الإدارة.

2-تم تحليل الإجراءات المتعلقة بخدمات المواطنين والموظفين واختيار عدد منها ليتم تحويلها إلى خدمات تفاعلية (خدمة الاستعلام عن المعاملات، التعقيب، الطلبات، بيانات الموظفين، تقرير الدوام الوظيفي، ملفات العهد والسيارات، طلبات الترشيح للدورات التدريبية، أرشيف التعاميم، سجل المهام والمشاريع، المناقصات والعقود)

3-تم جمع عدد كبير من المعلومات المتعلقة بالإمارة والمنطقة، والمعلومات الإرشادية لكل من المواطنين والموظفين وتحويلها إلى مواد مفهرسة

4-تم تبسيط دورة الاتصالات الإدارية فيما يخص المعاملات ومطابقتها لنظام الاتصالات الإدارية المكتبي (برنامج الاتصالات الإدارية)

5-تم تكوين موقع للإمارة على الإنترنت www.makkah.gov.sa وبناء نظام إدارة محتوى Content Management System يدعم تعدد المستخدمين وتعدد الفروع ووضع تقسيم للتفرعات بحيث يقوم بتسهيل وصول زوار الموقع إلى الخدمات من خلال عدد محدود من النقر على الارتباطات، وتم البدء في تعبئة المعلومات من قبل فريق من مدخلين البيانات.

6-تم إنشاء نظام ربط البيانات لنقل البيانات المتاح عرضها للعموم من قاعدة بيانات الأنظمة المحلية على خادم Oracle إلى خادم MySQL على الويب بشكل متزامن.

7-تم بناء برنامج الاستعلام عن المعاملات وربطه بالموقع، بحيث يتم الحصول على المعلومات حول المعاملات بدلالة رقم المعاملة ووضع معالج للمساعدة في حالة فقدان رقم المعاملة.

8-بعد تجربة برنامج الاستعلام ونجاحه قام قسم الإنترنت باستحداث نظام التعقيب الإلكتروني بحيث يستطيع المواطن تسجيل التعقيب بضغطة زر، وتسجيل رقم الجوال للرجوع إليه عند صدور المعاملة.

9-بالتعاقد مع طرف آخر تم استئجار منفذ رسائل الجوال القصيرة وذلك لربطه مع برنامج الاستعلام حيث يقوم البرنامج بالتأكد من المعاملات الصادر يومياً وإرسال رسائل إلى أرقام الجوالات المسجلة للتنبيه حول صدور المعاملة أو الملاحظات المسجلة في قاعدة البيانات.

10-  تم ربط نظام إدارة المحتوى بملفات الموظفين المسجلة في الحاسوب، بحيث يمكن للموظف الدخول باسم خاص إلى النظام في الموقع والوصول إلى صفحته الخاصة والتي تعرض بياناته في ملفه بالحاسب.

11-  تم إنشاء برنامج استعراض العهد والسيارات، وكشف الدوام الشهري الخاص بالموظفين، وأرشيف التعاميم.

12-  تم إنشاء برنامج خدمة الترشيح للدورات، وتبع ذلك برنامجين آخرين لمتابعة الترشيح واعتماده وتقرير الدورات.

13-  بعد نجاح الاختبارات الخاصة بالنظام، تم إعداد برنامج الخدمة الذاتية على أجهزة أكشاك المعلومات NCR Kiosk بالتعاون من شركة RBS وذلك باعتماد النظام الأساسي لبرنامج الاستعلام والتعقيب الإلكتروني، وباعتماد آلية لأرقام المعاملات عبر ترميز الباركود Barcode

14-  تم اعتماد آلية طلب الخدمات عبر موقع الإنترنت من قبل المواطنين عبر نموذج آلي لاستقبال الطلبات مزود ببرنامج للتأكد من المدخلات بما في ذلك رقم السجل المدني وبقية المعلومات بحيث يتم تحويل الرسائل الواردة إلى معاملات تحمل رقم قيد خاص.

15-  تمت إضافة دليل للإدارات الحكومية إلى موقع الإمارة، وبعد ذلك تم تدشين الموقع من قبل سمو الأمير عبدالمجيد بن عبدالعزيز في مطلع العام 1425هـ معلناً انتهاء المرحلة الأولى من نظام الإمارة الإلكترونية.